Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: [datum]

Wij werken elke dag met mensen. Met kandidaten die een volgende stap zetten, met medewerkers die anoniem vertellen hoe zij hun werkgever ervaren, en met HR-directeuren en directeuren die ons vertrouwen met gevoelige informatie over hun organisatie. Daar hoort zorgvuldigheid bij. In deze privacyverklaring lees je precies welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. Geen kleine lettertjes, geen verstopte clausules. Heb je na het lezen nog een vraag? Stel hem gerust — onze contactgegevens staan hieronder.

Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

WERKlink is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website en in onze dienstverlening worden verwerkt. Verwerkingsverantwoordelijke betekent: de partij die bepaalt waarom en hoe persoonsgegevens worden gebruikt.

Onze gegevens:

Statutaire naam: [bedrijfsnaam-juridisch], handelend onder de naam WERKlink
Adres: [straat en huisnummer], [postcode] [plaats]
KvK-nummer: [KvK-nummer]
E-mail: [e-mailadres]
Telefoon: [telefoonnummer]
Functionaris voor gegevensbescherming: [wel/niet aangesteld — indien wel: naam en contactgegevens invullen]

Op één belangrijk punt zijn wij géén verwerkingsverantwoordelijke, maar verwerker: bij eNPS-metingen en medewerkersonderzoek die wij uitvoeren in opdracht van een werkgever. Daarover lees je meer in de paragraaf *eNPS-metingen en medewerkersonderzoek*.

Wanneer verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens in vier situaties:

Je bezoekt onze website of neemt contact met ons op.
Je organisatie is opdrachtgever van WERKlink, of oriënteert zich daarop.
Je bent kandidaat in een werving-en-selectietraject dat wij begeleiden.
Je bent medewerker bij een opdrachtgever en neemt deel aan een eNPS-meting, teamscan of interviewronde.

Per situatie verschilt wat wij verwerken en waarom. Hieronder gaan we daar per categorie op in.

Welke gegevens verwerken wij, waarvoor en op welke grondslag?

De AVG verplicht ons om voor elke verwerking een grondslag te hebben: een wettelijk toegestane reden. Wij gebruiken er vier. Uitvoering van de overeenkomst (we hebben de gegevens nodig om te doen wat is afgesproken), gerechtvaardigd belang (wij hebben een zakelijk belang dat zwaarder weegt dan het privacybelang, en we hebben die afweging gemaakt), toestemming (jij hebt actief ja gezegd en mag dat altijd intrekken) en wettelijke verplichting (de wet schrijft het voor).

Contactformulier, e-mail en telefoon

Wanneer je het contactformulier invult, ons mailt of belt, verwerken wij:

naam
organisatie en functie
e-mailadres
telefoonnummer
onderwerp van je vraag
de inhoud van je bericht
datum en tijdstip van je bericht

Waarvoor: je vraag beantwoorden, een kennismaking inplannen, een offerte opstellen en het contact daarover vastleggen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst of stappen voorafgaand daaraan (bijvoorbeeld een offerteaanvraag). Gaat het om een algemene vraag zonder dat er een overeenkomst in beeld is, dan is de grondslag ons gerechtvaardigd belang: wij willen bereikbaar zijn en vragen netjes afhandelen.

Vul in het berichtveld alleen in wat nodig is. Wij vragen je geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens) via het formulier te delen.

Opdrachtgevers- en relatieadministratie

Van contactpersonen bij (potentiële) opdrachtgevers verwerken wij: naam, functie, zakelijk e-mailadres, zakelijk telefoonnummer, organisatiegegevens, correspondentie, gespreksverslagen, offertes, opdrachtbevestigingen en facturatiegegevens.

Waarvoor: het uitvoeren van onze opdrachten, projectcommunicatie, facturatie, administratie en relatiebeheer.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, ons gerechtvaardigd belang bij relatiebeheer, en voor de financiële administratie een wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht).

Websitegebruik en analytics

Wij meten hoe onze website wordt gebruikt met [Google Analytics 4 / alternatief analyticspakket invullen]. Daarbij worden onder meer verwerkt: IP-adres (verkort/geanonimiseerd waar mogelijk), apparaat- en browsertype, bezochte pagina’s, verwijzende bron, klikgedrag en bezoekduur.

Waarvoor: begrijpen welke onderwerpen bezoekers relevant vinden, de site verbeteren en het effect van onze marketing meten.

Grondslag: toestemming via de cookiemelding. Voor strikt noodzakelijke, functionele metingen kan ons gerechtvaardigd belang gelden.

Meer hierover lees je onder *Cookies*.

Nieuwsbrief en uitnodigingen

Verstuur je ons je e-mailadres voor onze nieuwsbrief, een whitepaper of een uitnodiging voor een kennissessie, dan verwerken wij: naam, e-mailadres, organisatie, functie, aanmeldmoment en — als je dat toestaat — of en welke berichten je opent en aanklikt.

Waarvoor: je op de hoogte houden van inzichten over recruitment, employer branding, eNPS en teamontwikkeling, en de relevantie van onze mailings verbeteren.

Grondslag: toestemming. Ben je al klant en gaat het om vergelijkbare diensten, dan kan ons gerechtvaardigd belang gelden. In beide gevallen zit in elke mailing een afmeldlink en kun je je met één klik uitschrijven.

Kandidaten in werving en selectie

Zie de aparte paragraaf hieronder.

Deelnemers aan eNPS-metingen, teamscans en interviews

Zie de aparte paragraaf hieronder.

Sollicitanten bij WERKlink zelf

Solliciteer je op een functie bij WERKlink, dan verwerken wij je cv, motivatie, contactgegevens en gespreksverslagen. Grondslag: stappen voorafgaand aan een arbeidsovereenkomst en jouw toestemming. Wij bewaren deze gegevens tot [4 weken] na afronding van de procedure, of tot [1 jaar] als jij daarvoor toestemming geeft.

Kandidaatgegevens in werving en selectie

Ben je kandidaat in een traject dat wij begeleiden, dan gaan we extra zorgvuldig met je gegevens om. Je carrière is van jou — wij zijn slechts tijdelijk beheerder van de informatie daarover.

Welke gegevens verwerken wij van kandidaten?

NAW-gegevens, e-mailadres en telefoonnummer
cv, opleidings- en werkervaring, diploma’s en certificaten
motivatiebrief en aanvullende documenten die je zelf aanlevert
publiek beschikbare professionele profielgegevens (bijvoorbeeld LinkedIn)
gespreksverslagen, notities en onze inhoudelijke beoordeling
resultaten van een assessment of capaciteitentest, als die onderdeel is van de procedure en jij daarvoor toestemming hebt gegeven
referenties, uitsluitend nadat jij daarvoor toestemming hebt gegeven en met de door jou opgegeven referenten
je beschikbaarheid, arbeidsvoorwaardelijke wensen en indicatie salarisniveau
de status van je sollicitatie

Wij vragen je geen kopie identiteitsbewijs, BSN, pasfoto, gezondheidsgegevens of gegevens over je privésituatie. Stuur die dus ook niet mee. Ontvangen wij ze toch, dan verwijderen wij ze.

Waarvoor en op welke grondslag?

Waarvoor: je kandidatuur beoordelen, je voorstellen aan de opdrachtgever, de procedure begeleiden, je informeren over de voortgang en — als jij dat wilt — je later benaderen voor een passende vacature.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst of stappen voorafgaand daaraan (jouw sollicitatie), en ons gerechtvaardigd belang bij het bemiddelen tussen vraag en aanbod op de arbeidsmarkt. Voor het langer bewaren van je gegevens en voor het opvragen van referenties of het afnemen van een assessment vragen wij altijd jouw expliciete toestemming.

Delen met de opdrachtgever

Wij delen jouw gegevens uitsluitend met de opdrachtgever voor wie je solliciteert, en alleen nadat jij daarmee hebt ingestemd. Wij sturen je profiel dus niet ongevraagd rond. Zodra je bij de opdrachtgever in procedure bent, verwerkt die opdrachtgever jouw gegevens ook als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, onder zijn eigen privacybeleid.

Hoe lang bewaren wij kandidaatgegevens?

Wij bewaren je gegevens tot 4 weken na afronding van de procedure. Daarna verwijderen wij ze.

Geef je toestemming om je gegevens langer te bewaren — bijvoorbeeld omdat je open staat voor een volgende passende rol — dan bewaren wij ze maximaal 1 jaar na afronding van de procedure. Voor die verlenging vragen wij je actief om toestemming; wij vinken niets voor je aan. Je kunt die toestemming op elk moment intrekken via [e-mailadres], en dan verwijderen wij je gegevens alsnog.

Loopt er een procedure nog, dan geldt de bewaartermijn vanaf het moment dat de procedure formeel is afgerond of ingetrokken.

eNPS-metingen en medewerkersonderzoek: WERKlink is hier verwerker

Deze paragraaf is belangrijk als jij medewerker bent bij een organisatie die WERKlink heeft ingeschakeld voor een eNPS-meting, medewerkersonderzoek, teamscan of interviewronde.

Wie is waarvoor verantwoordelijk?

Bij deze opdrachten is jouw werkgever de verwerkingsverantwoordelijke. Die bepaalt dat de meting plaatsvindt, wat er gevraagd wordt en wat er met de uitkomsten gebeurt. WERKlink is verwerker: wij voeren de meting uit in opdracht van en volgens de instructies van jouw werkgever. Wij gebruiken de antwoorden dus niet voor eigen doeleinden.

Met elke opdrachtgever sluiten wij hiervoor een verwerkersovereenkomst. Daarin leggen we vast wat wij wel en niet met de gegevens mogen doen, welke beveiligingsmaatregelen gelden, hoe lang gegevens bewaard worden en wat er bij afloop van de opdracht mee gebeurt.

Wil je weten hoe jouw werkgever met de uitkomsten omgaat, of wil je jouw privacyrechten uitoefenen? Richt je verzoek dan in eerste instantie tot je werkgever. Komt het verzoek bij ons binnen, dan sturen wij het door naar de verwerkingsverantwoordelijke en helpen wij die bij de afhandeling.

Anonimiteit en geaggregeerde rapportage

Wij rapporteren uitsluitend op geaggregeerd niveau. Concreet betekent dat:

Wij delen geen resultaten die herleidbaar zijn tot individuele medewerkers. Niet met HR, niet met de directie, niet met leidinggevenden.
Wij hanteren een minimumaantal respondenten per rapportage-eenheid (team, afdeling, locatie). Standaard is dat [minimumaantal, bijvoorbeeld 5] respondenten. Wordt dat aantal niet gehaald, dan rapporteren wij de resultaten niet apart, maar voegen wij ze samen met een grotere eenheid of laten wij ze weg.
Ook bij het combineren van achtergrondkenmerken (bijvoorbeeld afdeling, dienstjaren en leeftijdscategorie) bewaken wij dat een antwoord niet alsnog naar één persoon te herleiden is.
Open antwoorden worden [geanonimiseerd en waar nodig ontdaan van namen, functies en andere identificerende details / letterlijk gedeeld — kies en beschrijf de gehanteerde werkwijze] voordat ze in de rapportage terechtkomen.
Vragen wij naar achtergrondkenmerken, dan is het beantwoorden daarvan [wel/niet] verplicht en leggen wij vooraf uit waarvoor we ze gebruiken.

Deelname aan een eNPS-meting is vrijwillig. Je bent niet verplicht alle vragen te beantwoorden, en het niet deelnemen heeft geen gevolgen voor je positie bij je werkgever.

Welke gegevens verwerken wij bij een meting?

Afhankelijk van de opzet: e-mailadres of een unieke, niet naar jou herleidbare deelnamecode voor het versturen van de uitnodiging en herinnering, de gegeven antwoorden, achtergrondkenmerken zoals afdeling of team, en technische metadata zoals invulmoment en responsstatus.

De koppeling tussen e-mailadres en antwoorden gebruiken wij uitsluitend om herinneringen te versturen en dubbele deelname te voorkomen. Deze koppeling is afgeschermd, wordt niet gedeeld met de werkgever en wordt na afronding van de meting verwijderd.

Bewaartermijn bij metingen

Ruwe antwoordgegevens bewaren wij tot [termijn, bijvoorbeeld 3 maanden] na oplevering van de rapportage, of zoveel korter of langer als met de opdrachtgever in de verwerkersovereenkomst is afgesproken. Daarna verwijderen of anonimiseren wij ze definitief. Geanonimiseerde, geaggregeerde uitkomsten kunnen wij bewaren voor benchmarkdoeleinden; die gegevens zijn dan geen persoonsgegevens meer.

Bewaartermijnen in één overzicht

Categorie	Bewaartermijn
Contactformulier en correspondentie zonder vervolg	[termijn, bijvoorbeeld 12 maanden] na laatste contact
Opdrachtgevers- en relatieadministratie	Duur van de relatie + [termijn, bijvoorbeeld 2 jaar]
Facturen en financiële administratie	7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht)
Kandidaatgegevens	4 weken na afronding procedure, of 1 jaar met toestemming
Sollicitanten bij WERKlink zelf	[4 weken] na afronding, of [1 jaar] met toestemming
Ruwe eNPS-/onderzoeksdata	[termijn] na oplevering, conform verwerkersovereenkomst
Geanonimiseerde benchmarkgegevens	Onbeperkt (geen persoonsgegevens)
Nieuwsbriefabonnement	Tot intrekking van je toestemming + [termijn] voor de afmeldregistratie
Analyticsgegevens	[bewaartermijn zoals ingesteld in GA4, bijvoorbeeld 14 maanden]
Cookies	Zie de cookiemelding voor de looptijd per cookie

Waar geen wettelijke termijn geldt, bewaren wij gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld.

Delen met derden en verwerkers

Wij verkopen je gegevens niet. Wij delen ze alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening, als jij daarvoor toestemming hebt gegeven of als de wet ons daartoe verplicht.

Wij schakelen dienstverleners in die namens ons gegevens verwerken. Dat heten verwerkers. Met elk van hen sluiten wij een verwerkersovereenkomst waarin staat wat zij met de gegevens mogen doen en hoe zij die beveiligen. Het gaat om de volgende categorieën:

Hostingpartij en websitebeheer — [naam leverancier]
E-mail-, agenda- en kantoorsoftware — [naam leverancier, bijvoorbeeld Google Workspace of Microsoft 365]
Websiteanalyse — [Google Analytics 4 / alternatief]
Applicant Tracking System (ATS) / recruitmentsoftware — [naam leverancier]
Enquête- en onderzoekstool voor eNPS-metingen — [naam leverancier]
CRM- en offertesoftware — [naam leverancier]
E-mailmarketingsoftware — [naam leverancier]
Boekhouding en accountant — [naam leverancier]
Assessmentpartij, uitsluitend als een assessment onderdeel is van een procedure en jij daarmee hebt ingestemd — [naam leverancier]

Daarnaast delen wij:

kandidaatgegevens met de betreffende opdrachtgever, alleen na jouw instemming;
gegevens met toezichthouders, de Belastingdienst, politie of justitie, als de wet ons daartoe verplicht;
gegevens met adviseurs zoals een advocaat of accountant, als dat noodzakelijk is en zij een geheimhoudingsplicht hebben.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij proberen gegevens zoveel mogelijk binnen de EER te verwerken. Sommige leveranciers verwerken gegevens (mede) buiten de EER, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten.

Vindt doorgifte buiten de EER plaats, dan zorgen wij voor een geldige grondslag daarvoor. Dat is een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (bijvoorbeeld het EU-US Data Privacy Framework, als de leverancier daarbij is aangesloten), of de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses), aangevuld met passende aanvullende maatregelen zoals versleuteling en pseudonimisering.

De actuele lijst van leveranciers die buiten de EER verwerken en de bijbehorende waarborgen vind je hier: [verwijzing naar overzicht of op te vragen via e-mailadres].

Cookies

Op onze website gebruiken wij cookies en vergelijkbare technieken. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij je bezoek op je apparaat wordt opgeslagen.

Wij onderscheiden drie soorten:

Functionele cookies. Nodig om de website te laten werken: het onthouden van je cookievoorkeuren, het correct laten werken van formulieren en de beveiliging van de site. Hiervoor is geen toestemming nodig.
Analytische cookies. Voor het meten van websitegebruik, zodat wij de site kunnen verbeteren. Wij plaatsen deze [alleen met jouw toestemming / privacyvriendelijk ingericht conform de handreiking van de Autoriteit Persoonsgegevens — kies en beschrijf].
Marketingcookies. Voor het meten van advertentie-effectiviteit en het tonen van relevante advertenties, bijvoorbeeld via [LinkedIn Insight Tag, Meta Pixel, Google Ads]. Deze plaatsen wij uitsluitend met jouw toestemming.

Bij je eerste bezoek verschijnt onze cookiemelding. Daarin kies je zelf welke categorieën je toestaat. Je kunt je keuze altijd aanpassen of intrekken via [link naar cookie-instellingen]. Een volledig en actueel overzicht van de gebruikte cookies, hun doel en hun looptijd staat in de cookiemelding [en op /cookieverklaring/].

Je kunt cookies daarnaast altijd zelf verwijderen of blokkeren via de instellingen van je browser. Houd er rekening mee dat de website dan mogelijk niet volledig werkt.

Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking. Bij werving en selectie kijkt altijd een mens naar je profiel. Wij gebruiken [wel/geen] geautomatiseerde matching- of screeningtools; als wij dat doen, dienen die uitsluitend ter ondersteuning en nooit als eindoordeel.

Hoe beveiligen wij je gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en tegen onrechtmatige toegang. Onder meer:

versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS) op onze website en in onze formulieren;
toegang tot systemen alleen voor medewerkers die de gegevens nodig hebben voor hun werk, op basis van persoonlijke accounts;
tweefactorauthenticatie op onze belangrijkste systemen;
geheimhoudingsplicht voor al onze medewerkers en ingeschakelde derden;
versleutelde back-ups en een periodiek getest herstelproces;
verwerkersovereenkomsten met al onze leveranciers;
periodieke evaluatie van onze maatregelen en van de leveranciers die wij gebruiken;
een interne procedure voor het herkennen, registreren en melden van datalekken.

Vermoed je dat er iets misgaat met de beveiliging van jouw gegevens? Laat het ons direct weten via [e-mailadres] of [telefoonnummer]. Wij pakken zo’n melding met voorrang op.

Welke rechten heb je?

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

Inzage. Je mag opvragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken en daarvan een kopie krijgen.
Rectificatie. Kloppen je gegevens niet of zijn ze onvolledig? Dan passen we ze aan.
Verwijdering (“recht op vergetelheid”). Je mag ons vragen je gegevens te wissen, bijvoorbeeld als wij ze niet langer nodig hebben of als je je toestemming intrekt.
Beperking van de verwerking. Je mag ons vragen het gebruik van je gegevens tijdelijk stil te leggen, bijvoorbeeld terwijl we de juistheid ervan controleren.
Bezwaar. Verwerken wij gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang? Dan mag je daartegen bezwaar maken vanwege jouw specifieke situatie. Tegen gebruik voor direct marketing mag je altijd en zonder opgaaf van reden bezwaar maken; dan stoppen wij daar direct mee.
Dataportabiliteit. Gegevens die je zelf hebt aangeleverd en die wij verwerken op basis van toestemming of een overeenkomst, leveren wij op verzoek aan in een gangbaar, machineleesbaar formaat. Op jouw verzoek sturen wij ze rechtstreeks door naar een andere partij, als dat technisch mogelijk is.
Intrekken van toestemming. Heb je ergens toestemming voor gegeven, dan mag je die op elk moment intrekken. Dat is net zo makkelijk als het geven ervan. Het intrekken heeft geen terugwerkende kracht: verwerkingen die daarvoor plaatsvonden blijven rechtmatig.

Hoe oefen je je rechten uit?

Stuur je verzoek naar [e-mailadres], met als onderwerp “Privacyverzoek”. Vermeld kort waar je verzoek over gaat, zodat wij het goed kunnen behandelen.

Wij reageren binnen één maand. Is je verzoek complex of ontvangen wij er veel tegelijk, dan mogen wij die termijn met twee maanden verlengen; wij laten je dat binnen de eerste maand weten.

Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij je vragen je identiteit aan te tonen. Wij vragen daarbij nooit om een ongeschoonde kopie van je identiteitsbewijs. Stuur je die toch, scherm dan in elk geval je BSN, pasfoto en documentnummer af.

Gaat je verzoek over een eNPS-meting of medewerkersonderzoek waarbij wij verwerker zijn? Richt je dan tot je werkgever. Wij ondersteunen die daarbij.

Het uitoefenen van je rechten is kosteloos. Alleen bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken mogen wij een redelijke vergoeding vragen of het verzoek weigeren.

Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via [e-mailadres] — meestal komen we er samen uit.

Kom je er met ons niet uit, dan heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder:

Autoriteit Persoonsgegevens

Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag

Telefoon: 088 – 1805 250

Website: autoriteitpersoonsgegevens.nl

Je kunt je ook wenden tot de rechter.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Onze dienstverlening, onze systemen en de wetgeving veranderen. Daarom kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.

Gaat het om een ingrijpende wijziging die jou direct raakt, dan informeren wij je daar actief over, bijvoorbeeld per e-mail of via een melding op de website. Wij raden je aan deze pagina af en toe te bekijken.

Vragen?

Heb je een vraag over deze privacyverklaring of over hoe wij met jouw gegevens omgaan? Mail ons via [e-mailadres] of bel [telefoonnummer]. Je krijgt gewoon een mens aan de lijn.